醫改背景下醫院檔案服務創新方向與策略

2019-12-11 10:12:46 青年時代 2019年29期

侯雙雪

摘 要:醫療改革至今已有十年歷史,其中關于衛生體系完善性改革的要求中特別指出了服務體系的強化建設任務,而檔案服務是近年來醫改實踐中服務體系建設較為突出的薄弱項。對此,本文提出了醫改背景下醫院檔案管理的主要問題,探討醫院檔案服務創新的基本方向和策略,以期為未來我國醫療檔案服務發展提供支持。

關鍵詞:醫改;檔案管理;檔案服務;創新

一、醫改對醫院檔案管理工作的新要求

2009年中共中央、國務院發布了《關于深化醫藥衛生體制改革的意見》,該意見在第三則中特別提到了“建設覆蓋城鄉居民的公共衛生服務體系、醫療服務體系、醫療保障體系、藥品供應保障體系”的四位一體衛生體系。在這一體系中,檔案的作用十分重要,例如,檔案可以反映醫院本身在醫改實踐中的各類記錄,為醫院優化醫療服務提供眾多支持,對檔案本身的深度開發還能夠支持醫療服務創新等。

檔案管理的發展與完善是醫改過程中醫院醫療衛生服務體系改良的必要內容,醫院在衛生服務改革方面需要檔案管理質量,同時逐步探索和豐富檔案服務內容,投入更多資金和技術資源開發與創新檔案服務。但就我國公立醫院檔案管理的基本現狀來看,檔案管理和服務開發仍是內部管理工作中整體創新能力較弱的部分,因此各大醫院有必要在檔案管理方面投入更多資源和精力,提升檔案資源對醫療衛生改革發展的輔助價值。

二、醫改背景下我國醫院檔案管理的主要問題

(一)檔案資源管理不足

在傳統檔案管理時代,我國醫療衛生領域的檔案管理是各行業、領域內較為領先的,這主要受益于病例檔案管理始終都有較高的標準和要求。但正由于傳統時期管理機制的優勢,許多醫院在現代發展中對檔案管理創新、發展和完善的重視度反而有所下降,除了基本的信息化管理模式創新外鮮有醫院對內部檔案管理制度進行持續完善。這一問題的誘因主要有兩點。

一是醫院內部的檔案管理工作思想普遍比較陳舊。由于過去醫療紙質檔案管理的標準化程度較高,因此在大多數醫院檔案管理部門中無論大齡職工還是年輕職工都比較認同傳統管理模式,在檔案管理方面更強調檔案的完整、安全保存。而這一要求在信息化改革后更容易達成,使得許多檔案管理人員對檔案管理的重視程度越來越低,同時也逐步喪失了主動發現問題并完善檔案管理制度的意識。

二是現有檔案管理工作機制不健全。醫院檔案管理的內容主要包括后勤檔案、醫療檔案,其中后勤檔案大部分與醫院的經濟性活動相關,已經部分交由財務部門負責,也有少部分無密級要求的非核心檔案外包給服務供應商等管理,而只保留有保密要求的財務相關檔案;醫療檔案仍沿用傳統模式管理。這種管理模式下的檔案資源較為分散,缺乏統一管理條件,因此在利用檔案資源、追溯檔案管理責任時存在明顯制度障礙。例如,部分檔案仍由人工先行記錄再轉錄至信息系統,管理效率極其底下;部分檔案資源在急需時無明確的查閱與調用程序可供參考,限制了資源利用效率;檔案管理職責分配不明導致部分檔案出現真實性問題、安全性問題后難以精確定位責任人,進而引發衍生損失等。

(二)檔案管理資金投入與服務創新少

由于國內醫療市場逐步得到開發,我國公立醫院面臨的市場競爭壓力逐步增加。為保證自身生存與發展,我國大多數公立醫院將資源投入到核心醫療服務事業當中,其中資源占用率較高的為基礎設施建設、人才引進、人才醫療能力發展幾個方面,而檔案管理工作所能獲取的資源、資金支持條件往往處于醫院各類事務的尾列。從根本上來說,這一問題主要源于醫院管理層對檔案管理的創新發展的需求及價值認知不足。

首先,多數醫院管理層領導并未意識到檔案管理不足對醫院核心事業發展的限制。檔案開發和利用本身存在諸多內部管理價值,如對固定資產檔案的規范化管理有利于更好地防控醫院資產損失,又如對人事檔案的定期分析能夠幫助人事部門改良人才管理方法,設備運行檔案分析也能夠發現醫院日常運行中的安全風險與成本控制問題。簡言之,醫院檔案的規范化管理能夠為有效地開發檔案價值提供有利條件,進而為醫院穩定發展提供重要支持,因此醫院檔案管理有其發展價值,但這一價值常被醫院管理層所忽視。

其次,部分醫院領導尚不了解醫院檔案是構成醫院大數據資源的核心部分,也未意識到檔案深度開發可能帶來的衍生價值,及其在醫療服務改革和創新方面的突出作用。醫院檔案尤其是醫院醫療檔案是十分重要的大數據資源,這一資源是傳統醫學理論研究、臨床技術研究的重要材料。在檔案管理和服務創新不足的情況下,有創新和科研意識的醫生大多只能通過個人診療過的病例資料來開展研究,這嚴重限制了醫學科研的發展。由于大數據技術尚不成熟,因此實際應用在短期內難以實現標準化、普及化,許多醫院年齡偏高的領導并不了解這一檔案價值開發方向,因此也未在檔案管理和服務創新方面投入過多資源。

(三)檔案管理工作人員整體素能偏低

檔案管理工作人員素能偏低實際上是在信息化時代醫院檔案管理工作出現的新問題,我國醫院在檔案管理工作方面的人才發展和要求整體提升不足,因此多數醫院檔案管理部門的工作人員在整體水平上低于專業檔案管理與服務機構。其中比較典型的問題有兩個方面。

一是目前我國醫院較少引進新型人才。結合分析可知,檔案管理的新型價值在于檔案資源的數據化、信息化開發,這類資源開發人才與傳統的檔案管理專業人才在能力結構上有所差異,而多數醫院在引進檔案管理人才時較少引進此類人才,使得醫院檔案管理與服務創新缺乏專業人才支持。

二是醫院對檔案管理工作人才的管理和培訓不足。由于管理層不夠重視,多數醫院對于檔案管理部門的管理、培訓不夠到位,如不注重對檔案管理工作人員的工作監督、已有考核方案不足以對檔案員形成制度壓力、培訓資源過于貧乏及培訓成果難以依托培訓考核落實到實踐層面上等問題。

三、醫改背景下醫院檔案服務創新策略

(一)豐富檔案資源并提升精細化管理水平

檔案管理的制度完善是服務創新的基本前提,針對現階段醫院檔案管理的制度性問題,本文建議各大醫院優先發展專業化檔案管理制度。

首先,豐富檔案類型。豐富醫院醫療檔案和后勤檔案資源類型,其中醫療檔案的豐富重點在于檔案信息項目,未來發展中應逐步提升檔案信息條目詳細度和內容翔實度;后勤檔案資源的豐富主要在于保證所有后勤信息入檔,為醫院回顧分析各類事務性工作提供豐富資料。

其次,加強檔案管理的標準化建設。檔案標準化建設主要包括三個層面的要求,一是檔案管理要求的標準化,集中檔案管理責任和權力,由檔案管理門重新負責所有檔案的專職管理工作,確保檔案管理流程和模式的高度統一,并確保內部責任統一,建立責任人與具體檔案的一對一責任關系;二是檔案內容標準化,所有同類檔案的紙質與電子檔案標準統一,確保檔案內容的完善性;三是檔案保存格式的統一性,促進檔案集中管理效率提升。

最后,建立檔案資源一體化管理平臺。這一平臺的建設目的在推進檔案資源集中,使之有效轉化為具備高內聚性、內聯性的大數據資源,為未來基于大數據技術的檔案價值開發提供支持。醫院在檔案管理中需要重視對檔案數據的關聯性建設,即逐步促進檔案數據庫的統一,并嘗試將檔案數據庫與醫院管理及服務系統數據庫進行融合。

(二)加大檔案資源開發的經費投入與服務創新

醫改背景下檔案服務的質量需要提升,同時檔案服務也需要加強創新,僅就醫療衛生改革和發展的需求來看,醫院必須在如下幾個方面加大檔案資源開發力度。

首先,加大檔案管理體系完善性建設與大數據技術應用方面的資金投入?;A管理體系的完善是現階段醫院檔案管理質量發展的基礎,其中資金、資源不足是導致其發展質量低下的主要原因,因此必須加大相應方面的資金投入。大數據技術應用是未來檔案資源開發和價值利用的主流方向,也是醫院檔案管理發展中成本較高的領域,因此醫院需要加大在相應技術開發及應用方面的資金投入。

其次,基于新型技術開展服務創新工作。就目前檔案資源應用的主流方向來看,大數據化應用是最優選擇。對此,醫院可以從醫療衛生服務改革的基本要求出發,分別面向內部服務和群眾服務進行檔案服務創新,本文建議地方醫院優先從以下兩個方面進行創新。一是開發服務于內部管理決策、醫學科研的檔案大數據分析技術,使檔案資源成為醫院內部醫療服務改革重要輔助資源。二是開發新型群眾服務,基于可公開的醫院檔案資源開發便民型檔案服務。例如,個人病例在線查詢、健康體檢方案智能化定制服務等,在充分利用檔案資源的同時也豐富醫院醫療服務類型、改善群眾滿意度。

(三)加速人才培養與專業服務隊伍建設

針對現階段各地方醫院在檔案管理領域人才發展方面的不足,本文建議醫院檔案管理部門在改革后應及時跟進人才培養與發展體系。

首先,提高人才準入門檻。先行提升基礎檔案管理人才的引進門檻,逐步提升檔案工作隊伍中新鮮血液的總體質量,為未來檔案工作能力的綜合發展奠定良好基礎。

其次,加大新型人才發展,尤其是數據管理、數據標準化處理、大數據與與存儲、數據分析與挖掘、智能化技術等領域的專業人才,為未來檔案部門的數據資源深度開發與利用提供充足人才。

最后,加大對現有人才的管理力度與培訓支持。投入更多資源支持在職人才培養,在無法打破現有編制制度的條件下最大限度地提升檔案管理人才隊伍的綜合能力水平,并由此增強檔案管理人才的主觀發展意識。

四、結語

醫改為醫院管理與服務發展提出了更高要求,檔案管理也應隨之改革。過去醫院檔案管理發展緩慢,本文建議醫院重視檔案資源豐富和檔案管理制度完善、加強檔案資源開發與檔案服務創新、加速檔案管理人才發展與培養,以逐步推進檔案服務創新能力和成果發展。

參考文獻:

[1]趙艷蘭.新時代大型公立醫院檔案管理的創新[J].山西檔案,2018(5).

[2]焦鈞.加強醫院檔案管理 助推醫院文化建設[J].檔案管理,2018(1).

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